بستن
سامانه مدیریت مستندات پروجان
تهران - تهران
سامانه مدیریت اسناد شرکت پروجان مبتنی بر قابلیتهای شیرپوینت یکی از محصولات بسیار محبوب در میان مشتریان ما میباشد. استفاده از نرم افزار شیرپوینت به عنوان پلتفرم پایه برای این سامانه موجب شده امکانات بسیار زیادی در زمینه مدیریت ، گردش ، ذخیره سازی و بایگانی اسناد در اختیار کاربران قرار گیرد. این سامانه توانایی پیاده سازی انواع استانداردهای مستند سازی را داشته و با استفاده از امنیت بسیار بالای تعریف شده در این محیط ، فضایی بسیار امن و قابل اطمینان برای اسناد سازمانها فراهم می آورد. با استفاده از امکانات این سامانه ، اسناد ذخیره سازی شده به سادگی و با توجه به فاکتورهایی از قبیل نوع سند ، واحد مربوطه ، تاریخ و غیره بر اساس استانداردهای موجود در سازمان به صورت خودکار کد گذاری میشوند.
این سامانه توانایی تعریف الگوریتمهایی برای اعتبار سنجی بر روی سند را دارا بوده و همچنین برای اخذ تاییدات سند جهت بارگزاری بر روی سیستم، میتواند فرایندهای متنوعی تعریف گردد. امکاناتی از قبیل توانایی تگ زدن بر روی اسناد با استفاده از Meta Data و همچنین توانایی برچسب گذاری بر روی اسناد موجب میشود یافتن این اسناد فرایندی بسیار ساده داشته و بتوانبد اسناد را بر اساس فاکتورهای مختلفی دسته بندی نمایید. همچنین مدیران این سیستم میتوانند تمامی سوابق ویرایش اسناد را به صورت کامل در کتابخانه ها ذخیره سازی نمایند تا در صورت نیاز بتوانند این اسناد را به شکل کامل به نگارشهای گذشته باز گردانند و یا نگارشهای مختلف را با یکدیگر مقایسه نمایند.
یکی دیگر از قابلیتهای بسیار کاربردی سامانه مدیریت مستندات پروجان توانایی بسیار بالای آن در زمینه جستجوی اسناد میباشد. با تعریف انواع دسته بندی برای داده ها و فاکتورهایی از قبیل نوع محتوای داده ها ، زمان ایجاد و ویرایش آنها ، اشخاص ایجاد کننده و ویرایش کننده و همچنین تگ ها و برچسبهای تعریف شده بر روی اسناد و بسیاری از فاکتورهای دیگر میتوانید به سادگی نتایج جستجوهای انجام شده را پالایش کرده و در زمان اندکی به نتایج دلخواه خود دسترسی پیدا کنید.
در کنار سادگی کار با سامانه مدیریت مستندات پروجان و امکان جستجوی سریع در میان اسناد شما میتوانید به سادگی ساختارهای امنیتی بسیار کارایی را بر روی محتویات اسناد ایجاد نمایید . توانایی مدیران برای ایجاد انواع گروهها و تعریف ساختارهای دسترسی مختلف موجب میشود برقراری امنیت در این سامانه به فرایندی ساده تبدیل شود. از سویی نتایج جستجوهای انجام شده در میان اسناد دقیقا مطابق دسترسی های تعریف شده برای کاربران سامانه میباشد.
در نهایت میتوانید با انجام تنظیمات لازم در سامانه مدیریت مستندات پروجان اسناد را پس از طی فرایندهایی برای بایگانی به سایت مرکزی بایگانی ارسال نمایید. پس از ذخیره سازی اسناد در سایت بایگانی هر سند به صورت خودکار و با توجه به ساختارهای تعریف شده به کتابخانه مربوطه انتقال خواهد یافت.
مراحل مختلف پیاده سازی سامانه مدیریت مستندات پروجان
بررسی و تعیین انواع اسناد و محتویات سازمانی
تعیین الگوهای مورد استفاده برای هر کدام از این محتویات سازمانی
بررسی متا دیتاهای مورد استفاده برای انواع محتویات و اسناد
تعیین محل ذخیره سازی اسناد در هرمرحله از چرخه عمر آنها
کنترل دسترسی کاربران به اسناد در هر مرحله از چرخه عمر آنها
تعیین چگونگی جابجایی اسناد در بین اعضای سازمان در هر مرحله از چرخه عمر آنها
بررسی و تعیین یک ساختار منسجم و مناسب با فرهنگ سازمانی برای جستجوی اسناد
اتخاذ سیاستهای مناسب برای زمان و شرایط بایگانی در آرشیو اسناد
اتخاذ سیاستهای مناسب برای پاک کردن اسناد پس از یک دوره زمانی در صورت نیاز
مزایای سامانه مدیریت مستندات پروجان
توانایی ایجاد انواع ارجاعات سند
پیاده سازی انواع گردش کار بر روی اسناد
برقراری ارتباط اسناد با پروژه ها و سایتهای مبتنی بر پراجکت سرور
پیاده سازی انواع فرایندهای مستند سازی بر مبنای پروژه های EPCF ، EPC و …
مشاهده سوابق ویرایشهای انجام شده بر روی سند
مدیریت نسخ اصلی و فرعی منتشر شده بر روی سند
پیاده سازی انواع سیاستهای شماره گذاری بر روی اسناد
پیاده سازی انواع سیاستهای اعتبار سنجی بر روی اسناد
ایجاد سیاستهای امنیتی بر روی اسناد
سازگاری کامل با مجموعه آفیس
تنظیم اطلاع رسانیهای مختلف از طریق ایمیل و اس ام اس در صورت تغییر و یا ارجاع سند
دسترسی آسان به اسناد از هرکجا حتی در صورت عدم دسترسی به بستر شبکه
قابلیت باز کردن کتابخانه فایلها بر روی ویندوز
ایجاد سیاستهای بایگانی مناسب بر مبنای فرهنگ سازمانی
جستجوی بسیار آسان در میان اسناد بر مبنای عناوین و محتویات سند ، فرد ایجاد کننده ، تاریخ ایجاد و…
تفکیک اسناد در آرشیو سازمانی بر مبنای نوع سند
توانایی ایجاد انواع گزارشهای مدیریتی بر روی سامانه
منعطف بودن و تغییر پذیری فرایندهای سامانه توسط مدیریت سیستم
توانایی جمع آوری مستندات و پیاده سازی سامانه تاخیرات در پروژه ها
توانایی اتصال کامل با سامانه مدیریت جلسات و ذخیره سازی صورت جلسات
جهت مطالعه مطالب بیشتر به آدرس http://www.projanco.com/solution/%D8%B3%D8%A7%D9%85%D8%A7%D9%86%D9%87-%D9%85%D8%AF%DB%8C%D8%B1%DB%8C%D8%AA-%D9%85%D8%B3%D8%AA%D9%86%D8%AF%D8%A7%D8%AA-%D9%BE%D8%B1%D9%88%D8%AC%D8%A7%D9%86 مراجعه نمایید.